1С-ЭДО- в нынешний информационный век можно услышать про ускоренные передачи информации, которые с каждым днем совершенствуются, появляются новые подходы в передачи различных файлов, изображений и документов и как раз о документах мы и поговорим сегодня.

Никого сегодня не удивишь словом электронный документооборот или если использовать сокращение– ЭДО (дальше в тексте будет использоваться только это сокращение). Фирмы обязаны пропускать между собой большое количество различной информации, различные документы и это не удобно посылать курьера, особенно тогда, когда фирмы отправляют какой-нибудь простой документ, за одной лишь подписью и особенно если наш контрагент находится в другом городе и город этот совсем неблизкий. Как раз для таких случаев и необходим ЭДО и поговорим мы о программе 1С-ЭДО.

ЧТО ИЗ СЕБЯ ПРЕДСТАВЛЯЕТ 1С-ЭДО

Конечно имеется много различных программ для наших целей, но если у вас и у контрагента имеются один из программ 1С, то подойдет 1с-ЭДО.
Данный сервис выполняет роль обмена электронными документами, которые имеют юридическую силу, как и бумажный вариант, (примеры: счет-фактура, накладная, договор, всевозможные акты и пр.) в отличие от документов оправленный по электронной почте. 1С-ЭДО отлично подходит для небольших предприятий, у них относительно мал документооборот, но это не значит, что средний или даже крупный бизнес не имеет возможность пользоваться данным продуктом, сервис позволяет существенно уменьшить время на обмен документации и позволяет освободиться от бумажных архивов. Если же контрагенты, которым нужно отправить документы, расположены в других городах или регионах, то 1С-ЭДО позволит нивелировать временные затраты. Если подытожить вышеперечисленное, то данный сервис обладает следующими преимуществами:

1. Уменьшает финансовые затраты (абонент будет меньше тратить на оплату труда, на бумагу, на место для хранения для документов).
2. Сокращает время для обмена с контрагентами.
3. Убирает риск утраты документов (используются облачные технологии, нет необходимости для бумажного архива, документы хранятся в электронном виде).
4. Защита от третьих лиц (Использование ЭДО конфиденциальна и не попадает в ненужные руки).

КАК НАЧАТЬ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ 1С-ЭДО

Для того, что бы начать работу с 1с-ЭДО, вы должны иметь программный продуктов 1С предоставленных ниже:

1. “1С:Бухгалтерия 8”
2. “1С:Управление нашей фирмой 8”
3. “1С:Управление холдингом 8”
4. “1С:Розница 8”
5. “1С:Управление торговлей 8”
6. “1С:Садовод 8”
7. “1С:Комплексная автоматизация 8”
8. “1С:ERP Управление холдингом”
9. “1С:ERP Управление предприятием 2.0”
10. “1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8”
11. “1С:Управление производственным предприятием 8”
12. “1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8”
13. “1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО”

После покупки программы, останется только приобрести ЭДО. Давайте теперь рассмотрим такие частые аспекты при работе с 1С-ЭДО, такие, как: создание учетной записи, приглашение контрагента к ЭДО, принятие приглашения, отправка документа, принятие поступившего документа от контрагента. В качестве примера будет использоваться “1С:Бухгалтерия 8” ред 3.0.

СОЗДАНИЕ УЧЕТНОЙ ЗАПИСИ 1С-ЭДО

Для создания учетной записи в 1С-ЭДО потребуется перейти в “Администрирование>Обмен электронными документами>Обмен с контрагентами>Учетные записи ЭДО” (не забудьте поставить галку у “Сервисы ЭДО”, как на скриншоте)

Дальше нужно нажать на кнопку создать и в появившемся окне заполнить поля организации и сертификата.

После ввода организации и подписи, нужно указать назначение учетной записи и что вы согласны с условиями использования. После нажимаете кнопку подключить.

Следом пойдет загрузка отправки заявления на регистрацию абонентов ЭДО, ожидания ответа оператора, создание учетной записи организации. На этом данная настройка заканчивается, после всех шагов ЭДО будет подключен к 1С.

ПРИГЛАШЕНИЕ КОНТРАГЕНТА К ЭДО

Теперь рассмотрим приглашение к ЭДО. Откроем “Справочники>Контрагенты” В окне контрагенты нужно нажать кнопку ЭДО, в появившемся контекстном меню выбрать “Пригласить к обмену электронными документами”.

Примечание: Перед отправкой приглашения, обязательно уточните у контрагента идентификатор ЭДО.

В новом окне нужно вбить в поле “Организация” нашу организацию от которой будем отправлять документ, в поле “Контрагент” нужно ввести идентификатор контрагента.

И после всех введенных данных приглашение будет отправлено.

Когда контрагент “Присоединен”, то можно обмениваться с ним электронными документами.

КАК ПРИНЯТЬ ПРИГЛАШЕНИЕ ЭДО В 1С

Так же будет полезно знать не только как отправлять, но и как принять поступившее приглашение. Необходимо пройти по пути “Продажи> Текущие дела ЭДО”. Здесь видим две вкладки “входящие” и “исходящие”, нужно найти вкладку “Приглашения”, в которой будем видеть отправленные и полученные приглашения. Что бы получить приглашение, нужно нажать на кнопку “Отправить и получить”, тем самым обмениваемся информацией с оператором.

После вышеперечисленных действий, 1С выдаст нужного контрагента, нужно либо отклонить, либо принять приглашение. По итогу можно будет обмениваться с данным контрагентом электронными документами.

КАК ОТПРАВИТЬ ЭДО ЧЕРЕЗ 1С

Если хотим отправить контрагенту документ через ЭДО, нужно непосредственно перейти в данный документ, во вкладке “Еще” найти пункт ЭДО, выбрать “Просмотреть электронный документ”.

Выдает сам документ, нужно нажать на кнопку “Подписать и отправить”, после этого выводит запрос на подписание, нажимаем на кнопку “Подписать”, документ отправляется через оператора нашего контрагента.

КАК ПРИНЯТЬ ПОСТУПИВШИЙ ДОКУМЕНТ В 1С-ЭДО

Для того, чтобы принять документ, снова отправимся по пути “Продажи> Текущие дела ЭДО”, нажимаем на кнопку “Отправить и получить”. После данных действий во вкладке входящие появится контрагент, который отправил документ, отображаться так же будет во вкладках “Отразить в учете”, “Утвердить”.

Что бы подписать данный документ, нужно перейти в него, если нас все устраивает, нажимаем “Утвердить> Подписать и отправить> Подписать”, после этого нашему контрагенту уйдет ответ, что данный документ подписали.

ТАРИФЫ И ПОКУПКА 1С-ЭДО

В 1С-ЭДО используются тарифы, которые предоставляют лимит на использование определенного количества комплектов документов в месяц. Главные моменты заключаются в следующем: стоимость оправки одного комплекта будет оцениваться в диапазоне 2.5 – 10руб. (данные могут разниться в зависимости от того, какой трафик используется). Если используется меньше пяти комплектов, то счет на оплату выставляться не будет.

Подробную информацию о тарифах, стоимости тарифах можно найти на нашей странице 1С-ЭДО, на данной странице можно собственно приобрести и пользоваться данным сервисом.

Итог:
Использовать электронный документооборот становится удобно, выгодно с каждым годом. Данный способ становиться все более популярнее, проще. Исчезает такой важный момент, как человеческий фактор при возможных ошибках, такие как утрата документов, ошибки при заполнении для отправки и т.п вещи. Лучше оптимизируется работа компании, 1С-ЭДО экономит для сотрудников много времени и позволяет перенаправить человеческие ресурсы на другие задачи. Улучшает работу с контрагентами, с помощью сервиса можно узнать, получен документ или нет, так как 1С-ЭДО присваивает статус документа. Вышеперечисленные пункты говорят о том, что 1С-ЭДО можно смело и легко пользоваться.